Nuestra guía de la semana de hoy estará enfocada a maximizar los beneficios de Dropbox en nuestros equipos. Para muchos esta herramienta se ha convertido en fundamental para su trabajo, una aplicación tremendamente útil para que tus documentos te acompañen y puedas continuar el trabajo en otros equipos o espacios.
El servicio de almacenamiento en la nube se podría decir que cuenta con dos tipos de usuarios bien diferenciados. Aquellos que se han creado una cuenta y les vale con el almacenamiento gratuito que aporta la plataforma debido a su uso casual (2 GB), y los usuarios que trabajan diariamente en el almacenamiento masivo de datos, quienes deben recurrir a otras fórmulas no gratuitas para ampliar el servicio.
Para cualquiera de estos dos tipos de usuarios estos pequeños trucos les serán válidos con el fin de conseguir más espacio a coste cero, siendo más útiles para los que consumen más recursos.

Cómo conseguir espacio gratis


  • A través de nuevos usuarios: posiblemente lo sepan la gran mayoría pero no está de más recordarlo. Dropbox ofrece hasta 250 MB extra por usuario conseguido llegando a un tope de 8 GB. Si tienes algún amigo o familiar que se quiera abrir una cuenta esta es la oportunidad de ofrecerle un link de referencia (lo podremos encontrar aquí), tanto para ti como para el nuevo usuario.
  • Crear una cuenta a través de un usuario registrado: Como decía en la pista anterior, si te vas a abrir una cuenta nueva y conoces a alguien cercano que utilice Dropbox solamente tendrás que pedirle el link de referencia. Obtendrás 250 MB extras sumado a los 2 GB iniciales a la vez que tu “padrino” consigue el mismo espacio gratis.
  • A través de las redes sociales: Muchos no lo saben pero dado el carácter tan importante que es para las marcas estar en las redes sociales, Dropbox ofrece 128 MB extras por cada una de las siguientes acciones: seguir la cuenta de la compañía en Twitter, conectar la cuenta de Dropbox con Twitter y Facebook, si sigues la cuenta de Dropbox en Facebook, si les envias un tweet o por último si publicas en su muro de Facebook.
  • 250 MB extras “sólo” por ver el tutorial: Así es, si en el momento en el que te creas una cuenta nueva accedes a la pestaña Get Started (donde pasaremos por el tutorial de Dropbox) obtendremos otros 250 MB extras.
  • Duplica tu espacio si eres estudiante: existe una posibilidad de multiplicar por dos el espacio con el que cuentas. En este caso va dirigido a los estudiantes que tengan una dirección de correo .edu. Debemos vincular la misma al siguiente enlace.
  • Ofertas cada cierto tiempo: En este caso debemos acceder a la página de Dropquest 2011, un lugar desde el que le plataforma informa de promociones especiales, generalmente cada seis meses, en el que se le pide a los usuarios una serie de valoraciones o participación. El “regalo” suele girar en torno a los 500 MB hasta 1 GB de almacenamiento extra.

Guía para dispositivos móviles


Fuera del circuito de obtención de almacenamiento gratuito, la proliferación de dispositivos móviles ha contribuido a potenciar aún más el uso de Dropbox fuera de los equipos de escritorio. Ya sea a través de smartphones o tabletas, la plataforma se expande y consigue potenciar su usabilidad. Estas son algunas de las aplicaciones por la que podremos mejorar nuestro día a día en Dropbox desde los dispositivos móviles:
  • Desde Dropbox: a través de Dropbox.com/m la aplicación nos permite navegar desde la versión móvil. Aunque enfocada a los dispositivos también puede ser utilizada desde nuestro PC acudiendo a la misma dirección.
  • Reproducción de música a través de Dropbox: la aplicación gratuita DropTunes nos permite reproducir nuestras canciones allá donde estemos. La app sincroniza con Dropbox y su interfaz Flash/HTML5 permite la reproducción a través de un navegador web.
  • Instalación de la aplicación oficial en tu móvil: Además de la opción desde la página que ofrece Dropbox para dispositivos móviles, tanto Android como iPad, iPhone o Blackberry. Todos cuentan con su app oficial. Esta es la forma más eficaz para su uso en estos dispositivos.

Apps gratuitas para mejorar el uso de Dropbox

Por último y para finalizar no está de más recordar una serie de pautas de sentido común que mejorarán a la larga el uso de Dropbox en tu vida. Recuerda que no solo puedes sincronizar documentos o MP3, con la plataforma puedes guardar copias de seguridad de tus contactos pero actualmente te permite llevar cabo toda una gama de acciones. Aquí van una serie de aplicaciones gratuitas para aplicarlas a la plataforma.
  • Techtipsgeek: con ella podrás apagar el ordenador de forma remota desde Dropbox.
  • Save my inbox: aplicación que te permitirá guardar de forma automática los archivos adjuntos de Gmail en Dropbox.
  • Backup WordPress: podrás crear una copia de seguridad automática de tu blog en Dropbox.
  • Droppages: para crear y publicar webs con la plataforma.
  • VideoDropper: aplicación que te permite descargar vídeos de YouTube directamente en tu cuenta de Dropbox.

En esta oportunidad, nos orientaremos más al trabajo colaborativo, a la posibilidad de crear y compartir documentos públicos, galerías de imágenes, y además compartiremos una nueva selección de aplicaciones que realmente sirven para sacarle todo el jugo a Dropbox. Es una herramienta maravillosa, y si sabemos cómo usarla correctamente, se puede transformar en uno de los pilares de los servicios que utilizamos.

Cómo compartir carpetas


En Dropbox, no solamente podemos crear carpetas que podemos ver nosotros, sino que además podemos compartirla con otros usuarios que también tengan Dropbox instalado. ¿Cuál es la maravilla de esta funcionalidad? Básicamente, cuando nosotros subimos o actualizamos un archivo, no solamente lo podremos ver en los dispositivos que tengamos sincronizados, sino que además se actualizará en los dispositivos de otros usuarios que nosotros hayamos seleccionado.

¿Cómo logramos hacerlo? Simplemente tenemos que crear una “carpeta compartida” cuya opción aparecerá cada vez que creemos una nueva carpeta. Si es una carpeta ya existente la que buscamos compartir, con hacer click derecho sobre ella se nos ofrecerá la opción de compartirla. Para hacerlo, tendremos que insertar las direcciones de correo electrónico las personas que busquemos que tengan acceso a nuestros documentos, y enviarles una invitación (para que tengan una idea, es similar a lo que sucede cuando compartimos un documento en Google Docs).

Las carpetas se pueden compartir tanto desde la aplicación de escritorio como desde el sitio de Dropbox. Existen algunas reglas: no podemos compartir entre otros usuarios carpetas que ya son públicas (veremos esto en más detalle a continuación), y solamente el creador del documento puede eliminar personas de la posibilidad de poder visualizarlo y editarlo. Si hay cambios conflictivos en el documento (como puede suceder siempre en trabajo colaborativo, que hacemos un cambio al mismo tiempo que otra persona), Dropbox guardará dos documentos diferentes para que nada se pierda.
Podemos ver que, sobre todo para negocios o emprendimientos que requieran que trabajemos con otras personas, Dropbox es una herramienta muy interesante. No solamente estamos hablando de compartir documentos de texto o planillas, sino que también tenemos la posibilidad de compartir películas, archivos de audio, y todo tipo de documentos. Sobre todo si consideramos los límites que tenemos al enviar archivos por correo electrónico, Dropbox se transforma en una herramienta casi indispensable.

Cómo crear documentos públicos

Además de otorgarnos la posibilidad de compartir documentos con otras personas, Dropbox nos permite crear documentos y carpetas públicas, que todos pueden acceder y descargar si tienen el link adecuado. Esta puede ser una herramienta interesante cuando no tenemos un servidor para compartir determinados documentos, como pueden ser canciones y películas. Dropbox genera, al recibir un archivo en su carpeta pública, un link de descarga directa que puede ser utilizado por cualquiera que lo tenga, siempre y cuando el archivo se mantenga dentro de la carpeta pública y no sea eliminado por el usuario que lo subió.
Solamente los archivos que se encuentran dentro de la carpeta pública pueden ser accedidos por otros, y esos otros son las personas que tienen el link público. ¿Cómo se genera este link? Una vez que el documento ha sido sincronizado en la carpeta pública, cuando hacemos click derecho sobre el documento podremos pedirle que genere el link. Si tenemos alguna duda acerca de la privacidad de este tipo de documentos, es poco probable que un usuario que desconozcamos adivine el link público de los archivos que contiene nuestra carpeta, así que es seguro que solamente las personas que tienen el link pueden accederlo.

La pregunta puede ser, ¿para qué necesito una carpeta pública si ya puedo compartir mis carpetas con quien quiera? Pues, en estos casos, a veces no queremos compartir todo el contenido de la carpeta con una persona en particular (tenemos que enviar información para un trabajo específico, solamente queremos mostrar una canción o un clip de una película, etc), y preferimos que tenga un acceso limitado. Como esto no se puede hacer desde la carpeta compartida, es decir, tendrán todos los permisos para acceder a todos los documentos, es mejor crear un archivo público para que la otra persona lo pueda descargar y visualizar.

Las carpetas públicas también pueden servir como un sustituto de un FTP, si queremos tener un directorio de archivos disponibles para todas las personas. Por ejemplo, si tenemos un blog y queremos compartir una canción o un clip de una película, podemos hacerlo revelando el link público para otras personas. Sin embargo, es una herramienta que tiene que ser utilizada con mucha responsabilidad, intentando no infringir los derechos de copyright que, como sabemos, se protegen duramente en este tipo de servicios.

Cómo crear galerías de fotos


Una funcionalidad muy interesante con la que cuenta Dropbox es la galería de imágenes públicas. Si entramos a Dropbox notaremos que tenemos una carpeta que viene instalada por Default, titulada “Fotos”. Obviamente, podemos usarla para almacenar fotografías sin darle demasiada importancia, pero la verdad es que esta carpeta es una herramienta maravillosa que nos permite crear galerías de fotos que podemos compartir tanto online como con familiares y amigos.

Pensemos a la carpeta de Fotos como una carpeta más de Dropbox, pues en realidad, eso es lo que es. Como cualquier carpeta, podemos hacerla pública, y podemos compartirla. Pero la peculiaridad de la carpeta de Fotos es que, cuando subimos una fotografía y esta se sincroniza, estaremos creando además una galería de fotos. Creando sub-carpetas dentro de Fotos, podremos crear una infinidad de galerías para compartir.

¿Cómo comenzamos a crear este álbum de fotos? Para que lo tomemos de ejemplo, en la carpeta Fotos encontraremos una subcarpeta de fotos de prueba que están pre-instaladas. Nada más tenemos que crear una carpeta en cualquier lugar de nuestro ordenador, y más tarde arrastrarla, con las imágenes en su interior, a la carpeta Fotos de Dropbox. Como verán, esto es mucho más fácil que subir las imágenes a Flickr o a otro servicio similar.

¿Podemos compartir estas fotos? Sí, y hasta podemos crear un álbum de fotos colaborativo. Tenemos que seleccionar la carpeta de fotos que queremos compartir, ingresar los correos electrónicos de las personas que queremos que colaboren, y enviarles la invitación. Cada una de las personas que sea miembro de la carpeta podrá subir sus propias imágenes, que serán sincronizadas en todos los ordenadores y dispositivos. Así, podemos armar un álbum de fotos sin necesidad de estar mandando las tomas por correo electrónico o tener que pedir que nos graben un CD (nos debe haber pasado a todos).

Otros trucos y consejos

Por supuesto, aquí no se acaba la experiencia Dropbox. Creo que con un uso continuado del servicio vamos descubriendo más y más cosas que podemos hacer con él, y llegaremos a un punto en el que nos preguntaremos si podemos hacerlo con Dropbox antes de preguntarnos cualquier otra cosa. En este apartado podrán encontrar otros trucos menores que pueden hacerse con el servicio, a través de algunas aplicaciones o funcionalidades mismas del servicio.
  • Descarga a remoto archivos .torrent: la descarga de torrents todavía sigue siendo una de las mejores formas de compartir contenido en Internet, y a través de Dropbox podemos iniciar estas descargas a remoto, a través de la aplicación móvil. Para hacerlo, necesitamos un cliente de BitTorrent que pueda ser capaz de cargar automáticamente los archivos desde un determinado directorio. Si programamos el cliente para que ese directorio sea la carpeta de Dropbox, podemos descargar los archivos sin necesidad de estar en nuestras casas. Algunos clientes de torrent que nos permiten esto son, por ejemplo, Vuze y Transmission para Mac.
  • Consolida tu biblioteca de iTunes: parece que no hay fin para los usos que podemos darle a Dropbox. Con este servicio también podemos consolidar nuestra biblioteca de iTunes, que sirve como una alternativa a tener que compartir iTunes con otras personas. Para poder hacerlo, es necesario mudar el directorio de iTunes a la carpeta de Dropbox, y así podremos compartir con las personas que queramos toda nuestra biblioteca, con la misma metadata que en su anterior ubicación.
  • Capturas de pantalla para Mac: uno de los usos que podemos hacer es utilizar Dropbox para compartir capturas de pantalla. Podemos hacerlo gracias a una aplicación llamada Hazel, que crea una carpeta específica dentro de Dropbox donde almacena y comparte los screenshots que hagamos desde la computadora. Por ahora solamente está disponible para el sistema operativo de Apple.

Apps para mejorar el uso de Dropbox

Nuestra pasada Guía de la Semana también finalizó con una serie de aplicaciones para Dropbox que nos parecieron que serían muy útiles. Por supuesto, con cinco no se cubre el espectro de aplicaciones que hay disponible en el mercado, así que hemos confeccionado otra lista con cinco aplicaciones más, que les servirán para aprovechar el máximo su experiencia como usuarios de Dropbox.
  • Jotform: ideal para los usuarios de blog, que pueden hacer que sus lectores les envíen documentos a través de un formulario insertado en su web.
  • Airdropper: quieres que tus lectores te envíen links, pero no tienes una página para hacerlo. No te preocupes, con Airdropper puedes crear esa página, junto con un formulario para que las personas puedan enviarte documentos.
  • Filestork: es un servicio a través del cual puedes pedir que te envíen un documento. Lo interesante es que cuando la otra persona responde, ese archivo será sincronizado en tu cuenta de Dropbox.
  • MailDrop: la semana pasada también les presentamos una aplicación para correo electrónico. En esta oportunidad, MailDrop funciona en Windows y busca en tu servidor IMAP archivos descargables para sumar a tu Dropbox.
  • MacDropAny: una para los usuarios de Mac. Con esta aplicación podemos seleccionar cualquier carpeta en el ordenador para compartirla a través de Dropbox, y además sincronizar todos los navegadores para que descarguen dentro de Dropbox.